Contexte du recrutement et définition de poste :

L’Assistant(e)  devra assister la directrice dans sa mission d’administration générale en

• Gestion administrative
• Gestion du personnel
• Mise à jour des informations sur la communication interne et externe

et assurer l’accueil physique et téléphonique de l’association

Type de poste : CDI - 35h hebdomadaires

Salaire : Groupe C, Coef 280, Convention Collective Éclat IDCC 1518 :  soit 1843 € brut mensuel 

Rattachement hiérarchique :  Directrice

Poste basé à Mirande

Avantages et intérêts du poste :

• Mutuelle, paniers repas
• Environnement de travail très agréable, cuisine intérieure et terrasse extérieure, équipe jeune et dynamique

LES MISSIONS

• Gestion administrative secrétariat
• Réaliser la saisie, la rédaction et la mise en page de tous types de documents (courriers, dossiers, rapports, lettre interne)
• Gérer la logistique des différentes manifestations et évènements organisés par le CPIE (réservations de salle, envois de convocations ou d’attestations, gestion des inscriptions...)
• Tenir à jour la liste des contacts et réaliser les mailings de l’association
• Réaliser le classement, la diffusion interne et l’archivage des documents
• Assurer la gestion de la documentation du CPIE (suivi des stocks, envoi de documents, gestion des ressources documentaires…)
• Assurer la gestion administrative du personnel : suivi du planning de l’équipe, absences
• Assurer l’intendance (suivi des fournitures de bureau, du matériel, des contrats d’assurance, de l’entretien et l’aménagement des bureaux...)
• Organiser et préparer les dossiers liés aux réunions des instances associatives (bureau, conseil d'administration, assemblée générale)
• Contribuer à l’animation du réseau d’adhérent-e-s et des bénévoles (relation avec les adhérent-e-s, gestion des adhésions/cotisations et des fichiers adhérent-e-s, suivi de l’activité des bénévoles).

Accueil

• Réaliser le traitement du courrier 
• Assurer l’accueil téléphonique (renseignements, transferts d’appels, transmission de messages...)
• Assurer l’accueil  des personnes physique et l’orientation du public.

Communication

• Mettre à jour le site internet et tous les documents relatifs à la communication interne et externe de l’association, diffusion des mailing.

Les candidatures sont à envoyer par mail administration@cpie32.org

Poste à pourvoir au 01/09/2022

Limite dépôt candidatures : 31/07/2022

Entretiens et mise en situation : à partir du 16/08/2022

Profil recherché :

Compétences  

• Maîtrise des techniques de secrétariat
• Capacité à utiliser les outils bureautiques et informatiques (Word, Excel, Power Point, Internet…)
• Capacité à négocier avec les fournisseurs et prestataires à un premier niveau
• Capacité à rechercher l’information pertinente
• Capacités rédactionnelles

Qualités requises

• Organisation, rapidité d’exécution, autonomie,
• Rigueur et sens du contrôle
• Discrétion et confidentialité
• Bon relationnel, sens de l’accueil et du contact, savoir s’adapter aux interlocuteurs
• Capacité à rendre compte, aptitude au travail en équipe.

Formations  :

Assistante administrative ou de Direction : BTS

Expériences :

• Minimum 1 an
• Connaissance et intérêt pour l’environnement et la protection de la nature