Contexte du recrutement et définition de poste :

Nature En Occitanie, association régionale de protection de la Nature de 800 adhérents et 35 salariés, recherche un(e) Assistant(e) administratif(ve) polyvalent(e). 

Au cœur des fonctions administratives de Nature en Occitanie, il/elle assure le secrétariat de l’association, la gestion quotidienne des bureaux et l’ensemble des tâches administratives courantes de la comptabilité, des ressources humaines et des projets. Au carrefour de toutes les informations et de tous les partenaires, il/elle garantit la continuité de l’accueil et du fonctionnement quotidien du siège. 

Il/Elle constitue le binôme opérationnel du/de la chargé(e) de comptabilité et d’administration : il/elle prépare les dossiers, effectue les saisies, les envois, les relances et le classement, tandis que les arbitrages techniques, les contrôles et les documents engageant l’association relèvent de ce dernier. En lien avec le pôle Education à la nature et sensibilisation, il/elle agit également en appui pour la bonne continuité de la certification Qualiopi des offres de formation de l’association et responsable de l’administration des stages naturalistes. 

Intitulé 

Assistant(e) administratif(ve) polyvalent(e) 

Localisation 

Basé au futur siège de l’association à Labège. Poste d’accueil, déplacements rares. 

Activités et tâches 

Secrétariat, accueil et gestion des bureaux : 

• Accueillir et orienter les sollicitations (téléphone, mail « contact »), traiter le courrier et les commandes ; 

• Assurer l’interface avec le propriétaire des bureaux et les intervenants extérieurs, gérer les clés, badges, salles, matériel et fournitures ; 

• Gérer les dossiers d’assurance et le suivi des contrats de mutuelle, de prévoyance et d’assurance. 

Appui administratif à la comptabilité : 

• Tenir la caisse et préparer les remises de chèques et d’espèces, vérifier les notes de frais ; 

• Suivre le circuit de validation des factures fournisseurs, émettre devis et factures clients et assurer les relances de premier niveau ; 

• Classer et archiver les pièces comptables et justificatives par projet. 

Appui administratif aux ressources humaines et à la paie : 

• Préparer les contrats et avenants à partir des modèles validés, effectuer les DPAE et organiser l’accueil des nouveaux arrivants ; 

• Tenir à jour les dossiers salariés, le registre unique du personnel, la médecine du travail et les adhésions mutuelle ; 

• Relancer la saisie des temps et des congés, transmettre les arrêts de travail et collecter les éléments variables de paie ; 

• Organiser la logistique des recrutements, des entretiens professionnels et le suivi administratif des formations (OPCO). 

Santé, sécurité, stagiaires et volontaires : 

• Assurer le suivi administratif du protocole sécurité, des ordres de mission et du registre des incidents ; 

• Instruire les demandes d’accueil de stagiaires et volontaires, établir les conventions et organiser arrivées et départs. 

Qualiopi et stages naturalistes : 

• Accompagner le maintien de la certification Qualiopi, assurer la veille sur le Référentiel National Qualité et préparer les audits ; 

• Accompagner les formateurs et créer les modèles de documents de formation ; 

• Gérer les inscriptions, la préparation et le suivi administratif des stages naturalistes. 

Participer à la vie associative : 

• Participer aux réunions d’équipe, séminaires, AG, CC ; 

• Répondre aux sollicitations bénévoles ; 

• Collaborer au bilan d’activités annuel de l’association. 

Rémunération et conditions particulières 

Statut et indice convention collective ECLAT : groupe C et coefficient 299 – 2 335,19 € brut mensuel + rachat de l’ancienneté selon ECLAT (entre 68,40 € et 136,80 € brut). 

Nombre d’heures hebdomadaires : 35h – toute heure supplémentaire donne lieu à des récupérations. 

Avantages : indemnité transport en commun, chèque-cadeau en fin d’année, télétravail partiel possible selon notre charte interne en vigueur, compatible avec la continuité de l’accueil. 

Candidature 

Envoyer lettre de motivation et CV à recrutement@natureo.org 

Ouvert aux candidatures avec Reconnaissance de la Qualité de Travailleur Handicapé (RQTH). 

Calendrier 

Réception des offres jusqu’au 20 novembre 2026. 

Entretien physique les 10 et 11 décembre 2026. 

Prise de poste le 25 janvier 2027 ou selon préavis.  

Profil recherché :

Profil souhaité 

Métier accessible aux titulaires de diplômes de niveau Bac+2 / BTS ou équivalent en administration, secrétariat, gestion ou assistanat de gestion PME-PMI. 

Niveau d’expérience professionnelle souhaité : 5 à 10 ans. Une expérience en appui administratif à un service comptable ou ressources humaines, ou au sein d’une structure associative, serait appréciée. 

Compétences et qualités 

Savoirs, compétences : 

• Gestion administrative, méthodes de classement et d’archivage ; 

• Notions de gestion administrative du personnel et de droit du travail ; 

• Règles de base de la comptabilité et du circuit de la dépense ; 

• RGPD appliqué aux données du personnel et des candidats ; 

• Connaissance du fonctionnement d’une association et de son environnement ; 

• Connaissance de Qualiopi et du fonctionnement d’un organisme de formation appréciée. 

Savoirs-faire : 

• Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs (Suite Office, SharePoint) ; 

• Utilisation des plateformes déclaratives courantes (Net-entreprises, mutuelle, prévoyance, OPCO) ; 

• Excellente capacité d’expression rédactionnelle et orale, rigueur en orthographe ; 

• Gestion de dossiers en parallèle et des priorités. 

Savoirs-être : 

• Autonomie et sens de l’organisation ; 

• Rigueur et logique ; 

• Discrétion et respect absolu de la confidentialité ; 

• Réactivité, initiative et anticipation ; 

• Aisance relationnelle, écoute et diplomatie ; 

• Aptitude à travailler en équipe.