Contexte du recrutement et définition de poste :

Au sein de la Région Auvergne Rhône Alpes, la Direction de l’Agriculture, de l’Alimentation, des Ressources et des Espaces Naturels (DAAREN) porte les politiques régionales liées à la sphère du vivant : l’économie agricole, alimentaire et forestière, ainsi que la préservation et la valorisation des espaces naturels et de la biodiversité (Parcs naturels régionaux, Réserves naturelles régionales, Natura 2000).

Au sein de la Direction adjointe Ressources et Espaces Naturels, le Service Protection et Valorisation de la Biodiversité exerce le rôle de chef de file régional en matière de biodiversité et déploie les 2 compétences réglementaires de la Région dans ce champ : le pilotage des sites Natura 2000 et Réserves Naturelles Régionales (RNR).

Sous l’autorité du Responsable du Service Protection et valorisation de la biodiversité, vous assurez les fonctions de secrétariat pour le compte du Service.

L’ensemble des secrétaires de la Direction (composée des 2 assistantes de direction et de 7 secrétaires de service) fonctionnant en équipe, vous participez aux réunions hebdomadaires « secrétariat » animées par les assistantes de direction et vous pourrez intervenir pour suppléance en cas d’absence ou de besoin dans les secrétariats des autres Services.

Activités du poste :

• Accueil téléphonique (filtrage et orientation des appels, prise de messages, premier niveau de réponse). 

• Appui logistique, organisationnel et RH à la vie du Service, notamment :
  • Tri, diffusion et suivi des courriers arrivés dans le service,
  • Saisie et mise à jour de tableaux / outils liés à l’organisation du Service (planning congés, régularisation des badgeages des agents…),
  • Appui lors de réunions ou manifestations (accueil de participants, commande de repas, mailing invitations, réservation de salles…),
  • Accueil physique de personnes,
  • Gestion des réunions du Service et de l’Unité : planification, aide à l’organisation, réservations de salles…
  • Organisation de déplacements pour le Service et l’Unité,
  • Diffusion d’offres d’emploi,
  • Accueil des nouveaux arrivants. 

• Gestion et suivi des courriers et notes, principalement :
  • Préparation de courriers réponse, de courriers d’invitation,
  • Mise en forme en veillant notamment au respect de la charte graphique et des modèles, relecture,
  • Publipostages, mailing,
  • Suivi des parapheurs,
  • Gestion et suivi sous les logiciels de traçabilité interne (Elise, Oedonet à ce jour) et dans les tableaux de suivi de la Direction, relance auprès de l’équipe le cas échéant,
  • Formation à l’usage des outils et accompagnement aux bonnes pratiques au sein du Service, le cas échéant,
  • Mise à jour des bases de données de contacts. 

• Suivi d’actes administratifs, juridiques ou de gestion, principalement :
  • Suivi des actes d’engagement post Commission permanente (impression, mise en forme, suivi de la signature),
  • Aide à l’établissement et suivi de la prise d’arrêtés, ce qui peut consister en : mise en forme et relecture, suivi de la signature, lien avec la Direction support, suivi du contrôle de légalité, classement, actualisation des tableaux de suivi,
  • Suivi de signature de conventions partenariales, chartes, contrats,
  • Suivi des achats / Passation de commandes (logiciel Grand Angle à ce jour),
  • Mise à jour de tableaux de bord. 

• Instruction administrative de certains dispositifs d’aide, notamment les aides aux Réserves Naturelles Régionales ou les aides biodiversité régionales :
  • Renseignement et analyse sur le logiciel interne de gestion des aides (Portail des Aides actuellement),
  • Vérification de la complétude des demandes d’aide et des pièces administratives,
  • Suivi des obligations de communication suite à l'attribution de subvention. 

• Implication dans l’équipe des secrétaires de la Direction :
  • Elaboration de procédures internes,
  • Mise à jour de la présentation de dispositifs d’aide sur le portage régional,
  • Prise en charge certains chantiers mutualisés au sein de la Direction ; référent sur des thématiques spécifiques,
  • S’entraider en cas de pic d’activité, assurer l’intérim des autres secrétariats de la Direction, y compris de l’assistante de direction, en cas d’absence.

Profil recherché :

SAVOIRS et SAVOIR-FAIRE

• Maîtriser les techniques d’accueil téléphonique et physique
• Maîtriser les outils bureautiques classiques (word, excel, power point) et connaissance/intérêt pour l’apprentissage des outils de la collectivité (Elise, Saturne, havas Connect, Grand Angle...)
• Maîtriser l’orthographe et la syntaxe
• Savoir gérer les urgences et repérer les priorités
• Faire preuve d’excellentes capacités d’organisation, d’autonomie et de rigueur

SAVOIR-ETRE :

• Faire preuve de discrétion professionnelle
• Avoir des très bonnes qualités relationnelles et le sens du travail en équipe
• Avoir d’excellentes capacités d’adaptation, de prise d’initiatives et de souplesse

Retrouvez l'offre ici : CONSEIL RÉGIONAL D'AUVERGNE-RHÔNE-ALPES - SECRETAIRE - Service Biodiversité / DAAREN (F/H)