Contexte du recrutement et définition de poste :

Missions principales du poste :

• GESTION ADMINISTRATIVE DES MARCHES PUBLICS

En lien avec les services concernés, et sous la responsabilité du Directeur Administratif et Financier, il organise toutes les procédures d’achat publics de l’USTOM et collabore aux différentes étapes :

• Il propose les procédures les plus adaptées au contexte,
• il élabore les pièces administratives ;
• il met en ligne les consultations et assure le suivi des échanges,
• il prépare les dossiers de la CAO (secrétariat), en suit la réalisation et l’exécution.

• SUPERVISION BUDGETAIRE ET COMPTABLE

Sous la responsabilité du Directeur Administratif et Financier :

• il pilote la phase opérationnelle d’élaboration des budgets avec les chefs de service responsables de budgets, dans le cadre de la note de cadrage élaborée par le DAF. A ce titre, il élabore les différents projets intermédiaires demandées par la Direction, et assure la production des maquettes budgétaires.
• il pilote, assisté de l’agent Comptabilité-Finances, les phases opérationnelles de clôture de l’exercice, dans le cadre de la note de procédure spécifique élaborée par le DAF. A ce titre, il confectionne et documente les différents projets intermédiaires demandées par la Direction, et assure la production des maquettes du Compte Administratif (CFU)
• Tableaux de bord comptables périodiques : dans le cadre du calendrier des restitutions à l’exécutif fixé par la Direction, il élabore les tableaux de suivi et alimente les différentes restitutions au Président sous contrôle du DAF.
• Opérationnellement, il assure les tâches d’exécution dans le cadre de ses missions comptables :
  • Mandater les recettes hors RI, supervision de la comptabilisation des recettes RI
  • Réaliser/superviser les engagements et le suivi des crédits,
  • Classer, archiver les pièces et documents comptables, administratifs ou financiers
  • Contrôler périodiquement les états de restes à recouvrer et comptabiliser les provisions
  • Effectuer les déclarations de TVA
• Il supervise le fonctionnement du service facturation et est garant de la fiabilité et de la comptabilisation du produit fiscal attendu, et de son recouvrement auprès des Communautés de Communes.

• GESTION DES DONNEES TECHNICO-ECONOMIQUES
• Démarche COMPTA-COUTS : il assure la production et le contrôle de la matrice des coûts ADEME, en compilant et croisant les données annuelles financières et techniques.
• TABLEAUX DE BORD mensuels de l’USTOM : en lien étroit avec les responsables techniques et agents techniques au pont-bascule, il garantit la cohérence des données collectées auprès des différents interlocuteurs (internes + prestataires) et assure la fiabilité des données constituant le rapport technique mensuel destiné à l’Exécutif, et défini par la Direction. Il s’assure de sa production dans le respect des échéances fixées. Par extension, il contribue à la compilation des données du rapport annuel.

• GESTION ADMINISTRATIVE DES DOSSIERS DE SUBVENTIONS

• La recherche d’opportunités de financement externes et la décision de soumission de dossiers de subventions aux différents partenaires (ADEME, REGION, PETR) est du ressort de la Direction de l’USTOM, qui désigne à chaque fois un responsable technique pour son montage.
• Selon ses disponibilités, il peut assister ce dernier dans la rédaction et la complétude du dossier.
• Il assure le dépôt et le suivi des différentes phases de restitution d’informations intermédiaires de façon à pouvoir mobiliser les fonds selon le calendrier conventionnel et les réalisations effectives.

Missions secondaires(non exhaustives) : 

• Secrétariat du service, le suivi du courrier reçu et l’archivage des dossiers entrants dans les domaines de compétences du service administratif en général.
• Sous la responsabilité du service RH, préparation et mandatement des salaires en comptabilité. Il effectue le suivi des arrêts de travail et du recouvrement des créances sociales avec la RH.
• Enregistrement des écritures comptables des régies d’avance et de recette
• Suivi des dossiers de sinistres assurantiels
• Gestion directe de plusieurs marchés, notamment :
  • Assurances
  • Prestations d’entretien des locaux
  • Achat des fournitures administratives

L’agent H/F peut être amené à intervenir dans d’autres domaines du service en cas d’absence et/ou d’indisponibilité d’agents du service, principalement en assurant le remplacement de l’agent en charge de la comptabilité dépenses

CDD remplacement d'un agent en congé maternité jusqu'au mois de septembre 2026.

Pris de poste le plus tôt possible.

Lieu de travail : USTOM - 2093 route de la confrérie - 33790 MASSUGAS.

Contact :  Mme ROBERT : 05 57 84 88 97 / mail : responsable.rh@ustom.fr